Päivitetty: 11.9.2025

1. Rekisterinpitäjä

ArtCloud Oy
Y-tunnus: 2938626-9
Åkeröntie 9, 06150 Porvoo

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava: ArtCloud Oy
Sähköposti: asiakaspalvelu@artcloud.fi
Puhelin: 044 985 4718

3. Rekisterin nimi

ArtCloud Oy:n Yritystietokannan käyttäjä- ja yritystietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Yritysten perustietojen ja rekisteritietojen tarjoaminen käyttäjille PRH:n, ytj.fi-palvelun ja suomi.fi API:n kautta.
  • Yritysten päättäjien ja edustajien kutsuminen tai luvittaminen päivittämään yrityksen tietoja.
  • Käyttäjätilien hallinta (kirjautuminen, käyttöoikeudet, lokit).
  • Yritysten yhteystietojen, toimipaikkojen ja sosiaalisen median tietojen ylläpito.
  • Liikevaihtotietojen tarjoaminen Asiakastieto.fi -palvelun kautta.
  • Paikkatietojen tarjoaminen Google Maps -rajapinnan kautta.
  • Viranomaisvelvoitteiden täyttäminen.

Käsittelyn oikeusperusteet (GDPR):

  • Lakisääteinen velvoite (PRH- ja verohallinnon tiedot).
  • Sopimus (palvelun käyttöehdot).
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (palvelun ylläpito, tietoturva ja väärinkäytösten estäminen).
  • Suostumus (esim. kun yrityksen edustaja kutsutaan ja itse syöttää yhteystietonsa).

5. Rekisteröityjen ryhmät

  • Yritysten päättäjät (PRH:n ja suomi.fi:n kautta).
  • Henkilöt, jotka tilaaja kutsuu tai luvittaa päivittämään yrityksen tietoja.
  • Palvelun käyttäjät eli tilaajaorganisaatioiden työntekijät, joille on luotu käyttäjätili järjestelmään.
  • Henkilöt, joiden tietoja tilaaja lisää järjestelmään täydentäessään yrityksen yhteystietoja, toimipaikkoja tai sosiaalisen median tilejä.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

  • Nimi ja asema yrityksessä.
  • Sähköpostiosoite ja puhelinnumero (jos saatavilla tai tilaajan lisäämänä).
  • Käyttäjätilin tunnistetiedot (kirjautumistunnus, käyttöoikeusryhmät, lokit).
  • Yrityksen edustajien kirjautumis- ja käyttöoikeustiedot (kutsu, luvitus, lokit).
  • Tiedot, joita yrityksen edustaja itse syöttää järjestelmään (esim. yhteystiedot, some-linkit, lisätoimipaikat).
  • PRH:n ja verohallinnon rekistereistä saadut henkilötiedot.
  • Asiakastieto.fi-palvelusta saadut yritystiedot, jotka voivat sisältää henkilötietoja.
  • Google Maps -rajapinnan kautta haetut osoitetiedot.

7. Tietolähteet

  • Patentti- ja rekisterihallitus (PRH).
  • Verohallinto (suomi.fi API).
  • Ytj.fi-palvelu.
  • Asiakastieto.fi.
  • Google Maps.
  • Rekisteröity itse (käyttäjätilin luomisen, kirjautumisen ja tietojen päivityksen yhteydessä).
  • Rekisteröidyn työnantaja tai tilaajaorganisaatio.

8. Tietojen vastaanottajat ja siirrot

  • ArtCloud Oy:n työntekijät palvelun ylläpitoa varten.
  • Palvelun tilaajat (yritykset, kunnat, kaupungit) niiltä osin kuin tiedot koskevat heidän käyttöoikeuksiaan.
  • Palvelun hosting- ja tekninen kumppani: UpCloud Oy.
  • Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman EU:n komission hyväksymiä suojausmekanismeja.

9. Tietojen säilytysaika

  • Yritystiedot säilytetään niin kauan kuin ne ovat PRH:n rekisterissä.
  • Käyttäjätilit säilytetään aktiivisuuden ajan sekä poistamisen jälkeen enintään 12 kk lokitietojen vuoksi.
  • Kutsutiedot säilytetään 24 kk tietoturva- ja väärinkäytöstarkoituksiin.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • tarkastaa itseään koskevat tiedot
  • pyytää virheellisten tietojen oikaisua
  • pyytää tietojen poistamista (siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen)
  • pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
  • tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi)

11. Tietojen suojaus

  • Tiedot säilytetään UpCloudin palvelimilla Suomessa, joihin pääsy on rajattu käyttöoikeuksin.
  • Kaikki liikenne on SSL/TLS-salattua.
  • Käyttäjätunnukset ja salasanat tallennetaan suojatusti.
  • Lokitietoja valvotaan väärinkäytösten estämiseksi.